Word…die andere Welt

alte Mauerbögen

Die Gründe, warum so viele User MS Word benutzen sind vielfältig. In der Regel ist kein anderes Werkzeug oder keine andere Umgebung vorhanden.

Allerdings gibt es viele Stolpersteine und zuweilen einigen Frust.

Template

Sehr viele User fangen einfach ‘mal an, so nach dem Motto: „Fangen wir mal an, mal sehen was kommt”. Dabei benutzen diese User unbewusst das Template mit dem schönen Namen “Normal.dot”. Das „dot” von „Document Template” kommt, ist den meisten nicht so bewusst.

Und hier fangen die Tücken bereits an….

Viele wissen natürlich von den Templates, die man oder frau dafür haben sollte. In Firmen werden meist Templates für Vieles angeboten. Oft beschränken die sich aber auf Titelblätter und darauf, wie man diese am einfachsten ausfüllen kann. Der Rest bleibt dann Sache des Users, und der wundert sich ja vielleicht, warum da nichts brauchbares vorhanden ist, aber was soll er machen? Er legt damit los!

Beispiel: Listen

Inzwischen hat sich ja auch das mit den Formatvorlagen herum gesprochen. Das blöde ist nur, dass die Normal.dot, oder eben die angebotenen Templates in der Regel nicht so viele Formatvorlagen enthalten, so dass in den meisten Fällen — und da nehmen wir Briefchen einmal raus — der Ruf nach anderen oder weiteren Formatvorlagen ganz schnell kommt. Und da sind wir zum Beispiel bei diesen Listen, mit ihren vorangestellten Zeichen, mit den Einrückungen, den Verschachtelungen etc.

Wer also keine Herzatacke erleiden möchte, also während des Arbeitens natürlich, der sollte hier einige Regeln beachten.

Da ist er wieder, der Ruf nach dem eigenen Template. Auf gar keinen Fall sollte man die Formatvorlagen der Normal.dot ändern. In grösseren Betrieben ist das ja sicher auch gesperrt. Auch sollte man nichts umbenennen.

Und wer pflegt die Templates

Bei grösseren Projekten und längerer Projektdauer sind auch die oder das Template zu pflegen, Scripts zu berichtigen, neue Feature zu erstellen, weil neue Anforderungen dazu kommen und möglicherweise Daten automatisiert einfliessen sollen, usw.

Beispiel: Geburt des Dokuments aus dem Template

Viele User verdrängen möglicher Weise, dass ein Word-Dokument in der Regel aus einem Template entsteht, das mindestens das Layout entsprechend CI enthält, und einmal geboren, nichts mehr mit dem Template zu tun hat. Einige waghalsige lassen bezüglich der Formatvorlagen die Verbindung zum Template bestehen. Aber das Layout ist in Stein gemeisselt, wenn es geboren ist.

Manche Firmen nehmen dies in Kauf, weil ja eine Menge an Dokumenten nicht mehr geändert wird. Was aber, wenn sich dann doch das CI ändert und Dokumente aus den Jahren davor wieder genutzt, oder schnell einmal an einen Kunden versendet werden sollen. Der Kunde möge doch verzeihen, dass das Logo nicht mehr stimmt, aber sonst ist das Dokument richtig.

Word und Tabellen

Das in Word verwendete Tabellenmodell lässt Tür und Tor offen. Hier kann man oder frau so richtig schön fummeln. Feldgrenzen verschieben, so dass die Grundstruktur der Tabelle nicht mehr stimmt, Texte nach belieben eintragen, Felder überbrücken, horizontal, vertikal. Die vertikalen Überbrückungen (Überspannungen) sind besonders beliebt. Insgesamt: Abenteuer pur.

Es kostet ja nichts

Ein grosser Irrtum ist zu glauben, weil man ja nun das Tool sowieso hat, dann kostet das ja erst einmal nichts. Ich, User, bin ja sowieso da, ein bisschen Fummeln hat noch nie jemandem geschadet, und manchmal gönne ich mir dabei ein bisschen Ruhe…

Das mag auch für das eine oder andere Projekt stimmen.

Wenn aber Folgendes hinzukommt, dann sieht die Welt schon ganz anders aus:

  • Anspruch
  • grössere Dokumente
  • spezifische Strukturen
  • Verzeichnisse
  • Abbildungen, die mit dem Text fliessen oder der Text die Abbildungen umfliesst
  • mehrere Redaktoren
  • Zeitdruck
  • verschiedene Ausgabemedien
  • Übersetzungen
  • Scripts, Automatismen
  • Abkürzungen und Glossare
  • Textbausteine
  • single source: identische Inhalte, z.B. Sicherheitshinweise
  • Varianten.

Das lässt sich dann schon nicht mehr alles in Eigenregie bewerkstelligen. Auch hier werden Sie eine Dienstleistung benötigen.

…oder lieber doch……xml…

Elu vor blauer Tür