Word-Makros

Mit diesen Word-Makros sind Sie schneller!

Römisches Rennen

Folgende Makros stehen zur Verfügung

  • Glossar erstellen
  • Table Import
  • Abbildungen aktualisieren.

Word-Makros

Glossar erstellen

Dazu kann eine Abkürzungssammlung genutzt werden. Das Makro lädt alle Einträge aus einer XML-Datei und vergleicht diese mit den Vorkommen im Word-File. Danach werden alle Vorkommen im Text mit der FV (Zeichen-Formatvorlage) „Term“ ausgezeichnet. Bei gleichen Abkürzungen, aber verschiedenen Bedeutungen wird jeweils ein Fenster geöffnet, in dem der User auswählen kann, welcher Term an dieser Stelle der richtige ist, z.B. „EW“ für Entwässerung oder „EW“ für Einspritzwasser. Das Vorkommen wird jeweils im Kontext gezeigt.

Am Schluss werden alle gefundenen Abkürzungen in einem Fenster aufgeführt. Der User kann dann einzelne oder mehrere Einträge löschen. Das Makro setzt die bereits ausgezeichneten Vorkommen zurück. Die verbleibenden Einträge werden anschliessend im Dokument richtig ausgezeichnet.

Das Makro setzt das Glossar an eine Stelle im Dokument, die mit einer bestimmten FV ausgezeichnet ist.

Table Import

Über dieses Makro können externe Daten aus Datenbanken (z.B. aus Excel, Access) in Tabellen importiert werden. Der User kann einen bereits abgelegten Tabellenbaustein verwenden, der bereits mit den richtigen FV in den Zellen abgelegt ist. Das Makro fordert den User auf, die Datenquelle zu zeigen, dann das Arbeitsblatt. Im nächsten Schritt lassen sich die Felder auswählen, die importiert werden sollen.

Ziel ist es, in Word selber nach dem Import keine Änderungen vorzunehmen. Die Source bleibt die Datenbank oder eben das Excel-sheet. Um dies auch zu ermöglichen, sind einige weitere Ressourcen erforderlich. In einer Config-Datei werden sämtliche Units und andere Vorkommen abgelegt, die spezifisch zu behandeln sind. Also z.B. Units mit Hochstellungen, wie sie bei Daten häufig vorkommen (z.B. Bq/m3 etc.). Auch Fussnoten in Tabellen müssen so gesetzt werden, weil ja die Inhalte stets wieder aktualisiert werden können. Tabellen haben dann ein eigenes Fussnotenkonzept. Die Legenden werden direkt unter die Tabelle platziert.

Vorteile dieser Lösung: Viele Daten können standardisiert extern und von anderen Personen aufbereitet werden. Die vorgefertigten Tabellen, die in der Makrodatei abgelegt sind, können so auch zu einem einheitlichen Layout für alle gleichartigen Informationen beitragen.

Niemand “fummelt” an den Inhalten, bis sie passen. Zwischenüberschriften werden automatisch gesetzt.

Das Makro setzt den Pfad der Datenbank oder der Excel-Datei unter die Tabelle, zusammen mit den Angaben über Tabellentyp, Tabellenbezeichnung und Felder. So können die Inhalte einfach upgedatet werden. Das Makro liest diese Daten aus. Die Quelldaten sind nichtdruckend.

Abbildungen aktualisieren

Dieses Makro aktualisiert die gebundenen Abbildungen in einem Word-Dokument. Das Makro ist sehr praktisch, wenn z.B. der Speicherort der Abbildungen geändert wird. Alle Abbildungen sollen dazu in einem Ordner sein, der mit „Abbildungen“ bezeichnet ist und im gleichen Ordner liegen, in dem auch das Dokument abgelegt ist. So wird auch der Word-User zu mehr Disziplin angeregt. Die Abbildungen werden an einer Stelle abgelegt, nicht im Dokument eingebettet und blähen das Word-File nicht unnötig auf.

Das Makro setzt den Filenamen der Abbildung unter die Abbildung. So weiss man, welche Abbildung eingebunden ist. Der Filename der Abbildung ist nichtdruckend.

Interessiert? …Kontakt! info@ibspartner.ch